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KPI分析とは?設定方法や分析方法など基礎知識を紹介

KPI分析は、ビジネスにおける目標達成のためには欠かせない作業です。KPIは、ビジネスにおける目標の達成度合いを測るために設定される指標であると同時に、タスクの明確化や、リソース分配の最適化という重要な役割を果たすからです。
KPIを設定したら、グラフにより見える化や優先順位の設定、分析ツールの活用などを行い、最適なリソースの分配ができているか分析しましょう。
本稿では、KPIについての基礎知識や設定方法、分析方法について解説します。

KPI分析とは?設定方法や分析方法など基礎知識を紹介

KPIの基礎知識

KPIは、経営課題を解決し、ビジネスの目標達成のためには欠かせない目標値となる指標です。

「KPI」とは重要業績評価指標のこと

KPI(Key Performance Indicator)は、ビジネスにおける目標の達成度合いを測るために設定される指標のことです。日本語では一般的に「重要業績評価指標」と呼ばれています。

企業の活動において、業績の向上やブランドの認知、顧客満足度の向上など、抽象度の高い目的を達成する施策が求められるときがあります。何をもって施策の達成とするのかを可視化して判断するための指標が KPIです。KPIは明確で定量的な指標として設定されます。

KPI設定は「タスクの明確化」と「最適なリソースの分配」のために必要

KPI を設定するメリットは、「タスクが明確になる」ことと、業務における「リソースの分配が適切に行われる」ことの2つです。

第一に、KPI設定によりタスクが明確になるということについて、企業の達成すべき経営課題が抽象的であればあるほど KPI は重要な役割を果たします。

たとえば、「商品の認知度を向上する」といった目標の場合、まず何を始めればいいのかが曖昧であるため、改善のための行動を実行することは容易ではありません。
しかし、「Twitter のフォロワー数を3,000人にする」などの明確なゴールが決まっていれば、 Twitter のフォロワー数を伸ばすために「ツイートを一日何件する」といったような具体的なアクションプランに落とし込むことができるようになります。

このように、KPIを設定すると目標が明確になるため、着実にビジネスを進められるというメリットがあります。曖昧な目標の場合は、何から着手するべきかわからず、二の足を踏んでしまうことも少なくありません。

KPIの設定によって、目標が明確化し、その都度達成具合を確認できるようになると、施策の結果を分析しPDCAサイクルを効果的に回せるため、経営課題の改善を着実に進められるようになるのです。

第二に、KPI設定により社内のリソースを最適に分配できるということについて、KPIは特定の目標に向けてリソースを集中させ、優先順位をつけるための目安になります。

たとえば、オウンドメディアの SEO 効果を高めたいという経営課題に取り組む場合、サイトの表示速度を改善するのか、外部リンクを強化するのか、より良質なコンテンツを増やすのか、明確な行動指針が不明瞭です。

「月間PV数を〇〇万達成する」という明確な目標があれば、サイト速度の改善や外部リンク対策を行う必要はなく、SEO 効果の高いキーワード選定とコンテンツ制作を優先すべきだということがわかります。

KPIを設定することによって、解決に向けて取り組むべき問題点を絞り込むことができるので、優先順位を立てて特定の目標に向けてリソースを集中させることが可能になるのです。

KPIの設定方法

KPIを設定するためには、まずKGIという最終到達地点を設定し、達成するための成功要因(KSF)を抽出してから、KPIについて検討する必要があります。
また、KPI設定後、PDCAサイクルの中で定期的な見直しをする必要があります。

以下では、KPI設定の流れについて、詳しく見ていきます。

最初にKGIの設定をする

まずは、KGI(Key Goal Indicator)を明確にしましょう。
KGIは、ビジネスの最終的な目標の達成度合いを定量的に表す指標のことです。日本語では一般的に「重要目標達成指標」と訳されます。

わかりやすくいえば、「すべての目標(KPI)の最終到達地点」となるような指標です。たとえば、「売上高」というのは、KGIとして最も典型的な指標です。

KPIという指標を決めるにあたっては、最初に、「何を達成すれば最終目標を達成できるのか」を定量的に図る指標を、1つだけKGIとして設定する必要があるのです。KGIはほかのKPIと同様に具体的な数値目標を掲げるべきであり、誰でも確認できる評価指標でなくてはなりません。

KGIからKSFを抽出する

KGIを設定した後は、次にKSFを設定します。
KSF(Key Success Factor)は、目標を達成するための要因となるような出来事のことで、日本語では「重要成功要因」と訳されます。

KGIを達成するためには欠かせない要因をKSFとして洗い出していきます。たとえば、売上をあげるといった場合、「新規顧客の増加」や「既存顧客のリピート率増加」「新商品の市場浸透」などが挙げられます。

ビジネスゴールを設定するとき、それを達成するために必要な要因は必ずしも1つではありません。複数の要因を改善することによって、ようやく望ましい結果が出ることがほとんどです。
KGIを設定した後は、それを達成するために必要な要素を洗い出して、抽出する必要があるのです。

KSFをもとにKPIを検討する

KSFを洗い出した後は、抽出したKSFをいくつか絞ったうえで、その要素に適したKPIを検討する必要があります。

たとえば、KSFが「新規顧客の増加」であれば、「前年度比の新規取引先企業や顧客数」がKPIとなるでしょう。
このような具合で、それぞれのKSFに対し、より具体的な指標としてKPIを割り当てていきます。

また、KPIをさらに詳細な指標としてブレークダウンしていくことも重要です。

たとえば、「新規の取引先企業の獲得」がKPIの場合、より具体的なアクションプランとして、「営業件数何件」、「テレアポ何件」といった行動をKPIにまで落とし込む必要があります。

KPIをPDCAで再検討

以上の手順で設定したKPIはあくまでも、KGIを達成するための指標にすぎません。設定したKPIが必ずKGIを達成するために最適な数値であるとは限らないため、PDCAサイクルによって定期的な見直しを行うことは必須です。

KPIを設定してみたが達成可能な数値ではなかった、あるいはKGIを達成するための施策としては効果量が薄いものだったということは、実際に作業に取り組んでから発覚するものです。

KPIの指標はあくまでも「仮説」であり、比較的に柔軟に改善を行うべきです。KPIは設定した後、PDCAサイクルによる定期的な見直しと改善を行うことで初めて有効に機能するのです。

KPIの分析方法

KPIの分析とは、設定したKPIの達成度を明確に可視化し、最適なリソースの分配ができているかについて検討することです。

以下では、「KPIの見える化」や「KPIの優先順位の設定」、「KPI分析ツールの活用」といった観点から、KPI分析の方法について解説します。

グラフでKPIの見える化を行う

KPI を設定したとしても、それを達成するような意識づけができなければ意味がありません。指標は形骸化し、実務に何ら貢献を果たさなくなるでしょう。KPIが正しく機能するためには、「見える化」するべきです。

具体的には、KPIの達成度をグラフにすることが必要です。目標に対する到達具合を可視化することによって、常に改善の意識を育むのです。

また、KPIについて見直しをする頻度を決めたうえで、定期的に値を更新することも重要です。どんな緻密な経営分析を行ったとしても、トップダウンで設定したKPI の数値は、実際の運用に適さないことが多いです。

無理のない数字ではないかどうか、目標値との乖離が改善可能な範囲内のものではないかどうかを常に現場目線でチェックし、定期的な頻度でKPIの値を更新する必要があります。

実現性と重要度の観点からKPIの優先順位を設定する

KGIを達成するためには、通常複数のKPIを改善する必要があります。結果として、KPIはいくつも乱立することになるので、優先順位を立てることが重要になります。
「実現性」と「重要度」を軸とし、達成すべきKPIの優先度を定めましょう。

具体的にいえば、「新規の取引先を増やす」というKPIに対し、さらに目標を小さくブレイクダウンしたKPIには優先順位を立ててあげる必要があります。

たとえば、「テレアポ〇件取る」や「営業で〇社回る」というKPIは、行動しやすいため「実現性」が高いKPIです。一方でその後の商流に直結しにくいのであれば、「重要性」は低いものとなります。

しかし、「過去のセミナー参加者のリストを対象に〇通メールマガジンを配信する」という行動は、「実現性」が高く、「重要度」も高いKPIです。

このように、細分化したKPIを「実現性」「重要度」といった観点から分析し、優先順位を設定すると、限られたリソースの中で改善すべき行動が明確になるため、KPIを達成しやすくなります。

KPI分析ツールの活用によってさらに見える化する

KPIをさらに「見える化」するためには、ツールの導入も必要です。KPI分析ツールを導入することにより、達成の進捗度合いをタイムリーにメンバー全員が確認できるようになります。
KPI分析ツールを導入するポイントとしては、「KPIデータの収集」「KPIの達成状況のグラフ化」「情報共有」という観点から検討してみるとよいでしょう。

KPI分析に使われるツールはBIツール(BI:Business Intelligence)といって、企業に蓄積された大量のデータの集計と分析、可視化を行います。
BIツールにはさまざまな種類があり、業界に特化した分析ツールや、汎用的なKPIの分析に特化した分析ツールがあります。

「KPIの達成状況のグラフ化」については、汎用性の高いツールを使うか、業界に特化したKPI分析のツールのどちらかを検討することになるでしょう。
KPIとして設定しているものが、どの業界でもスタンダードな項目である場合は、業界に特化したツールのほうが使い勝手がよいですが、自社独自の項目をいくつも設けているような場合には、汎用性の高いBIツールを導入し、グラフを作成していく必要があります。

そして、KPI分析ツールを導入するうえで重要になるのが、「情報共有」のしやすさです。対応端末にスマートフォンが含まれているか、ダッシュボード画面の見やすさ、操作が直観的でわかりやすいことなどが重要です。操作性が悪く、ユーザビリティで教育が必要なプラットフォームだと、最終的に現場では誰も使わなくなるという事態になりかねません。

KPI分析のツールは、分析項目やユーザビリティに気を配りながら導入を検討しましょう。

【部門別】KPIの設定例

KPIとして設定すべき項目は、部門単位で通常異なるものです。
以下に、「販売部」「人事部」「営業部」「製造部」のKPIとして、よく設定される項目例を挙げました。

販売部

販売部のKPIとして設定されやすい指標

  • *販売数
  • *新商品売上高
  • *市場浸透率
  • *在庫回転率

人事部

人事部のKPIとして設定されやすい指標

  • *採用試験応募人数
  • *内定辞退数
  • *採用者の平均在職期間
  • *研修実施数
  • *部門別残業時間数
  • *部門別離職率

営業部

営業部のKPIとして設定されやすい指標

  • *アポイント件数
  • *訪問件数
  • *成約率
  • *成約単価

製造部

製造部のKPIとして設定されやすい指標

  • *原価率
  • *不良品数
  • *時間稼働率
  • *事故発生件数

まとめ

ビジネスにおいて課題を解決し、目標を達成するためには、適切なKPIの設定・分析が不可欠です。KPIは、まずKGIを設定し、KSFを抽出した後、KPIを分析するというプロセスで設定されます。そして、KPIは設定した後も、PDCAサイクルによって数値の見直しと改善が行われることで適正に機能します。

KPI分析においては、グラフなどを作成してKPIを見える化すること、実現性と重要度といった観点から優先順位を設定するという作業を主に行います。
また、KPI分析ツールを導入することも重要です。